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把碎片化时间用起来

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把碎片化时间用起来 电子书推荐分享 第1张

本书作者:野口悠纪雄

本书读后感及个人笔记分享· · · · · ·

以“留言条”的方式处理日常业务进一步推进上述原理,我认为,极其简单的日常联系事务也用书面形式进行的效率会更高。在很多的办公室中,电话留言都是通过便条来传达的。也就是说,我们要把这个方法进一步推广。

为了具体说明这个方法,我们先假设有电话留言条的情况。假设这张留言条上写着“xx打来了电话,说是想设定关于xx事的会议日程”。利用这张留言条,我们能够如下推进工作—

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首先,给A打电话,确定日期,确定议题的详细内容,并将这个结果追加到上述留言条上,然后,使用这张纸向部下下达指示。在这张纸上我们要写上如下指示事项:“准备关于这件事的相关资料,也请B出席会议。”在这里比较重要的一点是,由于这张便条上写有A的名字、电话号码以及会议的日期及主题等,所以我们无须再一一重复。也就是说,如果最开始就有文件(说是文件,也可以只是简单的留言条),那么不用重复内容就能把信息传达给他人。

这与在第三章中所述的利用传真接收文件进行事务处理是一样的,由此我们可以节省时间。考虑一下这样做的效果我们就会明白,即使对方就在眼前,用留言条传达也比口头传达的效率更高。另外,当工作不是从外部打来的电话开始时,我们可以自己写张便条。

把便条交给眼前的对象,这在最开始可能不太好办。也许有人会说“你是不想跟我说话吗?”其实。这只是一种习惯。试想一下,如果我们在参加会议的过程中想与某人商量某些事项,也是要写在便条上交给对方的,等待对方的回复以在那张纸上追加内容的形式返回。实际上,只要将这种方式在与之类似的事情上推而广之就好。也就是说,将日常业务当作一种“留言条游戏”。

把碎片化时间用起来 电子书推荐分享 第2张

率会更高。此外,当我们与同一事务所内的其他部门联系时,所有简单的记录都用传真发送,或者亲自给那个部门送去也许会比较麻烦。这个问题可以通过活用在本章(4)中所述的电子邮件得到解决。

据说,要想提高文件处理效率,我们就需要统一文件的规格。确实,如果事先确定好格式,会比较方便。另外,如果每个部门都使用不同的格式,那么有时候相同的内容就必须重写多次。在复印技术普及的当下,这就是重复性的工作。但是像上述那样的日常联系,我们只要将其书面化就能提高效率。另外,“什么样的格式比较好呢?”这也是由具体情况而定的。总之先开始工作,然后再慢慢找到合适的格式就行。

向上司报告也要用书面形式

对于上司,我们也可以使用与上述相同的方法。不要从一开始就做详细资料的口头说明,而是应该先附上简单的说明,然后再提交资料。当然,如果只放下文件,会被认为很失礼吧。因此,如果能说“我已经写下了要点。我会给您说明,您有时间的时候请叫我”就好了。如果能坚持这样做,上司也会意识到书面形式的便利性吧(意识不到这一点的人原本就是无望的)。

如果能这样做,那么更简单的事务联系也能用便条进行。例如,如果是简单的事后报告,即使不面对面进行说明,也应该能用一张便条解决。

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把碎片化时间用起来 电子书推荐分享 第3张

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