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沃顿商学院时间管理课:修订版

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本书作者:穆然 (作者)

本书读后感及个人笔记分享· · · · · ·

①第一象限:重要且急迫的事
此象限多为诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等;这是考验个人经验、判断力的时刻,也是能够用心耕耘的重要事项。一旦此象限的事情荒废了,我们便极有可能变成行尸走肉。不过,我们必须要注意,很多重要的事情都是因为一拖再拖或者事前准备不足,而变得迫在眉睫。


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②第二象限:重要但不紧急的事

此象限多与生活品质相关,包括长期规划、参加培训、问题的预防与发掘、向上级提出处理问题的具体建议等。

荒废这一领域,将会令第一象限日渐扩大,令我们陷入更大的压力之中,在危机里疲于应对。反之,多投入一些时间在这一领域,将会对提升个人实践能力、缩小第一象限的范围大有帮助。做好事前的规划、准备与预防措施,那么,很多急事便不会产生。

值得个人注意的是,这一领域中的事情不会对我们造成催促性的力量,所以必须要主动地去做——这是发挥个人领导力的重要领域。

③第三象限:紧急但不重要的事

沃顿商学院时间管理课:修订版第三象限的事情从表面上看与第一象限类似,因为迫切的呼声会令我们产生“这件事情很重要”的错觉,但事实上,此事即使重要,也是对他人而言的,突然召开的会议、突然打来的电话、突然来访的客人皆属于此类——我们在这一时间抽屉里面花费大量的时间,并自以为是在第一象限的抽屉之中,实际上不过是在满足他人的期望与标准。

④第四象限:不紧急也不重要的事

表面上看,此抽屉里装载的事情多是浪费生命的事情,所以,根本不值得我们花费半点时间在这一象限里。但是我们往往在第一、第三象限之间来回奔走,忙到焦头烂额时,便不得不到第四象限中去疗养一番再出发。

第四象限的时间抽屉之中并不一定全部都是休闲活动,因为真正拥有创造意义的休闲活动是很有价值的,然而,像阅读无聊的小说、观看无意义的电视节目、进行无意义的办公室聊天等,这样的休息不但对积蓄更多精力无益,反而会对身心造成毁损。刚开始时,你或许会感觉有滋有味,但到后来你便会发现,这些其实是非常空虚的事情。

现在,不妨回顾一下自己上周的工作与生活,回答这样的问题:你在哪一象限中花费的时间最多?

值得警惕的是,在划分第一与第三象限时要格外小心,急迫的事情很容易被误认为是重要的事情。其实,二者的区别就在于,这件事情是否对完成某种重要的目标有帮助。若答案是否定的,便应当归入第三象限之中。

 

2.事情的重要程度,是决定处理与否的前提

在现实生活中,我们显然同时受到“重要性”与“紧急性”两项因素的左右,实际上,在做任何事情、做出任何决定以前,我们都必然会以其中一项为主要考虑因素。若你是以急迫性为考虑重点,那么问题便会产生。

若我们以“重要性”为观念的基础,生活便会落入第一、第二象限之中,远离第三、第四象限。更重要的是,若我们能够在事前准备、预防、规划与增进自我能力方面投注更多时间的话,便可减少许多耗费于第一象限的时间。不仅如此,我们还可以使第一象限的性质得到改变:我们不再因为拖延而陷入第一象限之中,而是因为某件事情非常重要,而主动地将其变成急迫的事情。

沃顿MBA教授彼得·卡普利在某段时间里曾经因为家庭与工作而忙得不可开交,但所幸他依靠过人的精力与出色的个人管理技巧而得以应付。但是,刚巧他的一位朋友在感情上出现了问题,对方打电话过来求助的那天,卡普利教授已经计划好要参加三个重要的学术会议、要去修车、要陪太太购物,还要参加一个重要的聚会。

朋友打电话过来时,卡普利教授立即听出对方的情绪非常不佳,于是,他毅然决定将所有的事情都推开,并开了一个半小时的车到对方的家中。卡普利教授非常清楚,这样一来,自己一定会在第一象限中挣扎很久,但在他看来,当下去看失恋的朋友是一件非常非常重要的事情,而这完全是出于他主动的选择,而且是心甘情愿的。

卡普利教授在举办时间管理座谈会时,往往会要求与会者以“要事”与“急事”两种观概念为基础,说出他们所联想到的具体感受。谈到“急事”时,多数人最常联想到的是压力、精疲力竭、不满足等;但谈及“要事”时,人们想象到的则是自信、充实、有意义、平静等。卡普利教授认为,个人所联想到的是什么,往往直接决定了个人生活状态为何会变成今日的样子,从而对个人时间管理拥有更深入的了解。

(1)明确“第二象限组织”法的必要性

虽然有诸多的理由,我们也不应全面地否定按事情的“缓急程度”来办事的习惯,只是,在考虑行事的先后顺序时,我们应首先将事情的“轻重”放在前面,然后再考虑事情的“缓急”——这便是沃顿人习惯使用的“第二象限组织法”。

第二象限组织法的优势在于,事情的“重要程度”是处理事情时优先次序的判断依据,而所谓的“重要程度”即事项本身对于实现目标所做出的贡献的大小。

现在,不妨回想一下自己过去一星期的生活,并回答:你在哪一象限中所花费的时间最多?

你很可能会将某项活动归入第一或第三象限,此时你要格外小心:急迫的事情往往会被误认为是重要的事情。其实,两者并不难区别,你只需要问问自己:“完成这件事情是否对我某个重要的目标有帮助?”如果你得出的答案是否定的,它便应被归入第三象限之中。

多数人花在第一、第三象限的时间最多,但这样的人也往往会因此而付出相当大的代价:当我们为急事而忙得团团转时,往往会忽略了那些真正的要事,甚至是那些最重要的事情。

(2)持续去做第二象限内的事情,生活才能得到改善

卡普利教授曾经提出这样一个时间管理方面的问题:“你是否知道,自己在哪一方面有持续性的优异表现,对个人工作或生活会产生积极的意义?”他曾经在沃顿商学院授课过程中以同样的问题问过数千人,并发现,绝大多数的答案可以被归为以下七类:

①改善人际关系;

②改进事先准备工作;

③更周详地规划与组织;

④善待自我;

⑤把握新的机会;

⑥充实自我;

⑦增进个人能力。

这些都属于第二象限的事情,因此,它们都是重要的事情。不过,值得思考的是,很多人并不能对自己的答案身体力行。未能身体力行的原因,很可能是因为这些并非正事,没有迫在眉睫到让你非做不可的地步,事实上,这些事情你必须要主动去做,它们才会持续地起到改善个人生活、为你带来长久收益的目的。

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