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细节的力量51件你必须知道的职场小事(工作20年资深秘书带给你超全面、超实用的职场指南,让你重新爱上工作。)

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细节的力量51件你必须知道的职场小事(工作20年资深秘书带给你超全面超实用的职场指南,让你重新爱上工作。)

本书作者: [日] Flanagan裕美子

本书读后感及个人笔记分享· · · · · ·

世事洞明皆学问,人情练达即文章” 成为游刃有余的职场达人……要学的东西还很多啊。 不过最重要的还是“保护自己”。


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我认为,一般的职场人士可以分为两大类:

1.     勇于接受工作中的挑战的人。

2.     喜欢稳定,只想做已经熟练的工作的人。

你属于哪一类人呢?第一种“勇于接受工作中的挑战的人”通常在面对突然出现的新工作时,也不会觉得麻烦,反而会乐于研究如何解决工作中的问题。这种人厌烦日复一日重复相同的工作,他觉得工作中的变动非常有意思。

而第二种“喜欢稳定的人”很惧怕工作中会出现的突发变化。作为一个职场人士,你根本无法预测自己什么时候会被调离现在的工作岗位。只是熟悉新的工作流程就够有压力了,再加上周围环境和工作内容的改变,会让人更加地不知所措。因此,为了适应新的工作环境,就必须要有意识地摆脱喜欢安于现状的懒惰思维。

我做秘书时最吃惊的就是秘书每天要解决的突发事件非常多。

“立刻把这个资料总结一下!”“30分钟之后有一场会议,在那之前我要紧急开个小会!”“5分钟之内联系到对方!”……上司的命令一个接一个地出现,并且每一个都是紧急任务。我真的很想和他说:“你知不知道我不会分身术。”当然,现实中我并不会说出这样的话。总之,我只好一个一个地解决这些问题。在这个过程中我注意到一件事,那就是事物是在不断变化发展的,所以事态的状况也无时无刻不在发生变化。因此,出现突发的工作也是常态。

实际上,一天中有30%的工作就是这些突发事件。

即便目前还没有遇到这种情况,但也请提前预想一天中需要处理三成的紧急任务。这样当真正出现紧急事件时,自己就不会感到不知所措了。一旦遇到突发状况,就能马上切换到应急状态,冷静沉着地处理事件。

处理紧急的工作事件、应对突发状况其实是“正常”的。越是随时保持“万事俱备”的状态,也越不容易慌乱。这样一来,处理问题的速度也会迅速提升。

处理异常事件是理所当然的。

细节的力量51件你必须知道的职场小事(工作20年资深秘书带给你超全面、超实用的职场指南,让你重新爱上工作。)

03 优先顺序
优先处理与公司和客户相关的紧急事务

你知道吗?是否能迅速、优先地处理紧急任务会决定你是否能胜任工作。

当出现紧急工作时,就有必要给当前的工作安排优先顺序。不过,还是会有不少人不知应该如何在紧急时刻给工作安排优先顺序。

其实这里有个关键点:安排优先顺序是在决定“先放弃哪个工作”,而不是“先从哪个工作开始”。

可能听到“放弃”这个词,大家会有点抵触情绪。但是,这里的“放弃”并不是字面意思。所有的工作都是上司交代的,并不意味着真的不需要处理。只是我们必须要有“暂时放下不重要的工作”这样的意识。

面对需要处理的紧急问题,可以按下面的标准安排工作的先后顺序:

 

1.     现在不马上处理就会损害公司利益的工作。

2.     公司中地位较高的领导,以及重要客户相关的工作。

3.     上司交代的紧急工作。

也许你会疑惑“为什么直属上司的工作会排在最后”。其实细想一下就会明白,对自己来说,上司的话就是圣旨,其实这个所谓的“圣旨”只是你所在的部门内部的“圣旨”。而从整个公司来看,部门的紧急事务是绝不可能排在公司前面的。

其实,最清楚事情重要程度的正是你的上司。因此,当这三种紧急的事务同时出现时,先向上司详细说明自己优先处理其他事务的理由,暂时把上司的事情放入“放弃清单”中。

如果想着要完成所有的工作,人就会无意识地慌乱起来。比如说你想在2个小时之内处理5件紧急事务,就会下意识地“用120分钟除以5等于……”,这样的话,一定会失败。

应该试着把“下决心放弃”与“延后处理”划等号。尽快区分工作优先度,这是一个非常不错的思考方法

只要掌握这个方法,如果有可以暂时搁置的工作,也不用必须在当天完成。可以根据当天的工作情况来优先推进更加紧急的工作。

敢于“放弃”工作,才能更好地完成工作。

 

04 不追求完美
紧急资料要在5分钟之内准备好

如果从最开始就追求工作上的完美,反而会花费掉更多的时间。

例如,上司说“现在立刻就需要相关资料!”其实他最强调的是“立刻”这个紧迫度,还有资料的“正确”。因此,这种紧急场合下,先不要考虑“完美”,而是“立刻”提交“粗略”并“正确”的资料。

另一方面,一旦被“马上”这个词限制住,人就会无法冷静地思考问题,结果会导致工作中频繁出现失误。因此,这个时候要冷静,规定自己在5分钟以内完成这项工作。

为什么从一开始就不应该追求完美呢?准确性和速度确实十分重要,而每个人心中的完美的标准各有不同。如果自己的“完美”和上司或者其他人心中的“完美”不一样的话,别人可能会怪你“花这么多时间都在做什么!”也就是说,与其追求完美,不如在5分钟内提交现阶段最完整的资料,并且说明到什么时间节点能提交更加详细的资料。

 

上司最讨厌的就是部下对他的话没有回应,因为他看不到你后续的工作情况。如果理解这一点,我相信下一次你的工作成果一定会让上司满意的。

自己坚持的所谓“完美”会让工作的速度降低。

 

05 紧急事务
解决紧急事务时,思考目前什么能做,付诸行动

有一次,从国外公司来访的一位出差人员遗失了护照。回国的前一天他和同事一起去六本木参加庆功会,可能是过于开心,喝了太多酒,不小心把装有护照和其他资料的公文包忘在出租车里了。

“你去喝酒,为什么要带护照?”

我努力没有说出这句话。

“我必须要坐明天的飞机回去,那边还有非常重要的工作在等着我……”大早上,他一脸铁青地说道。

我扭头看了一下上司。他很平静地说:“想想办法吧。”既然上司这么说了,我也没有理由拒绝。

首先,我确认了这位出差人员的航班时间,还有最晚必须何时到达目的地,然后先按照这个时间预定了最晚的航班。这样万一出现突发情况时还能推迟航班,争取一些时间。之前预定的航班也依然保留。喝醉的他唯独没弄丢钱包也是不幸中的万幸。他说隐约记得出租车好像是黄色的,我就和其他工作人员一起联系出租车公司,寻找那辆黄色的出租车。这时候,和出租车中心联系能获得很多有用的信息,甚至可能还会找到丢失的公文包。与此同时,联系警察,刚开始警察说没有失物申请,就不能出警,于是我又请同事陪同出差人员一起到派出所办手续。

同时,我等到大使馆上班,仔细询问紧急时刻的护照补发或是临时的证明书的申请方式,等等。但是大使馆的工作人员说除非是有人道主义上的原因或是身处危险状况,否则很难办理临时护照。我感受到了打击。其实大使馆说的也不无道理,如果真的能够随意补办,那么因醉酒遗失护照的人会在大使馆的门口排起长队。说起来大家可能不相信,在晚上的六本木,遗失护照这种事其实十分常见。

那么,眼下只有一个办法了。实际上他将要参加一场重要的会议,关乎到公司的利益。如果关乎到公司的利益,那么如果他无法出席会议可能会给公司带来损失。想到这里,我采取了接下来的行动。

我决定自己和当地公司联系,拜托他们准备好招待书(相当于入境国企业或人员所提交的邀请函)。内容是“如果这个员工不回去的话,会给公司造成巨大的利益损失,产生严重影响”。而且这份招待书最好是由公司内地位较高的人来写,这样效果才会更好。之后直接将这封招待书递交到大使馆,做最后的努力。可是,由于时差的缘故,对方公司里没人,办公室也没有做招待书的人。然后我就和当地的主管通电话,说明情况。好不容易收到对方公司发来的盖章文件。下午又在公司整理了必须的资料拿到了大使馆。果不其然,大使馆的人也有点不耐烦。但是我已经做了所有能够做的事情,剩下的唯有等待消息。

我和同事先回到公司等待大使馆的联络,而麻烦制造者却紧张地每5分钟来问一次“大使馆有没有打来电话?”如果我们和他一同陷入恐慌,情况一定会变得更加糟糕,虽然我的心里也十分焦急,但是也只能故作冷静。

“看看还有什么我们可以做的?”

这时上司的一句话让我感到惊讶。在自己获得能够接受的结果后,才能说出“已经做了能做的事”这句话。只是一味地等待结果,其实就是在浪费时间。这让我开始考虑是否能在大使馆找到门路来帮忙解决这件事。我将这个想法告诉上司后,上司说他可以尝试联系一下朋友。于是,我这边也开始逐个联系公司主管的其他秘书。

最后我们找到一个人,他是上司的儿子的同学的爸爸E先生。他和大使馆的联系很紧密。先是请上司的太太从妈妈联合会中找到E先生的太太,然后再让上司和E先生直接取得联系。终于,大使馆发出了一张紧急的临时护照。

上司一边笑,一边和当事人说:“这次的代价很高啊。”但是看得出上司也舒了一口气。随后我取消了备选航班,又确认了原定航班的状况。

上司打电话感谢E先生,又托自己的夫人向E先生的太太表达了感谢之情。同时也准备了礼品和感谢信送给对方,并邀请一同共进晚餐。

第二天,当事人顺利地登机回国了。在他顺利上飞机之前,我丝毫不敢放松。经过这件事后,给予了我极大的鼓励。我发现只要拼命努力,没有事情是做不到的。

不过,这次十分幸运,找到了联系大使馆的门路。其实大使馆不发布临时护照,导致出差人员赶不上重要会议的几率是比较大的。但是即便是这样,我也必须采取行动,尽量把损失减少到最小。

最重要的是“绝不放弃”。在结果出来之前,一定还有我们能做的工作。

处理突发状况,其实就是一场容易遭受挫折的“与自己的战斗”,但只要你在这场战斗中获得的胜利越多,就越能积累到更多的经验,提升自己的实力。而这些实战经验是书本中学不到的宝贵知识。

我并非在建议大家去主动寻找突发状况。但是如果“那个时刻”到来,一定要下定决心,拼尽全力做到最好。这不只是为了别人,也是为了自己。

无论面对多么严峻的状况,“一定”还有能够做的事。

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